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Organização e normatização internas e aprimoramentos estruturais

O Procurador-Geral de Justiça, Alexandre Magno Benites de Lacerda, efetuou visita institucional ao Presidente da Assembleia Legislativa de Mato Grosso do Sul (ALMS), Paulo Corrêa (PSDB), para fazer a entrega, em mãos, de projeto de lei que altera a Lei Complementar Estadual nº 72, de 18 de janeiro de 1994, a Lei Orgânica do MPMS.

O projeto de lei, aprovado por unanimidade pelo colendo Colégio de Procuradores de Justiça do MPMS, visou atender à paridade entre o Ministério Público e o Tribunal de Justiça, conforme previsão nas Constituições Federal e Estadual; para cada cargo de Desembargador, haverá um de Procurador de Justiça. Com o crescimento das instituições, além dos investimentos em tecnologia, faz-se necessária a ampliação dos quadros para que a justiça possa ser célere e eficiente.

O Ouvidor do MPMS, Renzo Siufi, reuniu-se com o Presidente do Comitê Gestor do SAJMP, Paulo César Zeni; com o Presidente da Associação Sul-Mato-Grossense dos Membros do Ministério Público (ASMMP), Romão Avila Milhan Junior; e com o Promotor de Justiça do Núcleo do Patrimônio Público e das Fundações (Nupatri), Fernando Martins Zaupa, para debater as manifestações anônimas e sigilosas registradas na Ouvidoria do MPMS, com o intuito de aperfeiçoar e otimizar as investigações realizadas pelas Promotorias de Justiça. Também foi discutida a modernização da página da Ouvidoria, com o objetivo de facilitar o acesso da população no registro de suas manifestações, e ao mesmo tempo, fornecer mais informações ao manifestante, incrementando os mecanismos de segurança e confiabilidade, e as adequações relativas ao disposto na Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Visando esclarecer ao usuário final os serviços e soluções desenvolvidos pela Assessoria de Comunicação (Assecom), bem como trazer luz ao tempo e esforços necessários para sua execução, foi elaborado, em conjunto com todas as subdivisões do setor (áreas administrativa, do memorial, de marketing, de multimídia e de jornalismo), o portfólio detalhado dos serviços prestados, em planilha do Microsoft Excel.

O maior problema detectado pela equipe da Assecom a ensejar o desenvolvimento da iniciativa foi a falta de entendimento do usuário final em relação aos produtos e soluções desenvolvidos: este, por vezes, confunde os nomes das peças solicitadas com a expectativa de um determinado resultado, o que gera retrabalhos. Além disso, com o esclarecimento dos serviços, é possível vislumbrar o entendimento das possibilidades e soluções de comunicação para as campanhas solicitadas e os prazos necessários para seu desenvolvimento, aprovação e produção, de modo a se evitar sobrecarga de serviço e situações de urgência desnecessárias. 

Para a elaboração do documento, foram consultados portfólios de serviços de outras Assessorias de Comunicação das demais unidades e ramos do MP brasileiro e de outros órgãos governamentais. Após, foi feita a filtragem de quais serviços se adequavam à realidade do MPMS, com cada área revisando a natureza de suas demandas e o tempo médio necessário para sua realização. Por fim, o documento foi revisado novamente pela equipe, para adequações oportunas, gerando um portfólio com 133 serviços prestados pela Assecom, devidamente organizados por categorias e subcategorias, contribuindo para que seja fácil e plenamente compreensível a gama das atividades do setor. 

Para promover a modernização da rede de dados entre as diversas edificações do MPMS na cidade de Campo Grande, sanando problemas referentes a baixa velocidade no tráfego de dados, menor disponibilidade do serviço e/ou oscilação na velocidade do tráfego e alto custo de manutenção, legado de contratos anteriores, foi decidida a contratação de empresa especializada em prover serviços de telecomunicação de alta velocidade. 

Após levantamento pelo Departamento de Infraestrutura de TI quanto às soluções de rede de dados disponíveis no mercado com capacidade de promover a melhoria nos serviços já utilizados, todas as etapas do processo de contratação de soluções de TI foram executadas, culminando com realização de procedimento licitatório para contratação de empresa especializada em prover serviços de telecomunicação de alta velocidade. O certame ocorreu na modalidade pregão eletrônico, possibilitando um maior interesse por parte dos fornecedores. Por consequência, a ampla concorrência resultou em um serviço com o dobro de velocidade e uma economia financeira aproximada de 88%. 

Com a implementação do anel metropolitano para a rede de telecomunicação do MPMS em Campo Grande, houve aumento de desempenho nos serviços de TI, redução de custos e maior estabilidade de conexão, de modo que não houve em 2021 registro de indisponibilidade.

Visando promover a cultura da ética e da integridade no MPMS e fortalecer sua integridade, comunicando, com transparência, aos integrantes do órgão e à sociedade os princípios basilares, as condutas e os comportamentos vedados, as responsabilidades e as ações proativas e preventivas para coibir atitudes fraudulentas e de corrupção, a Secretaria-Geral, com o auxílio do Departamento de Auditoria Interna, elaborou propostas de resolução para instituir o Código de Ética e de Conduta e a Política Antifraude e Anticorrupção no âmbito da instituição. Os estudos se originaram em decorrência das recomendações advindas do Tribunal de Contas do Estado de Mato Grosso do Sul, que conduziu avaliação de suscetibilidade das organizações públicas situadas em MS ao risco de ocorrência de fraude e corrupção. 

O Departamento de Auditoria Interna foi instado a se manifestar, por intermédio da Deliberação nº 640 da Secretaria-Geral e, após acurado estudo, apresentou o Relatório de Auditoria nº 12/2021, recomendando a adoção de ações como mecanismos de “prevenção” e de “detecção”. A partir dessas sugestões, a Secretaria-Geral redigiu minutas de resoluções, em conjunto com a Auditoria Interna, e as submeteu ao Procurador-Geral de Justiça, no bojo do Procedimento de Gestão Administrativa nº 09.2021.00001843-5, resultando na expedição das Resoluções nº 24/2021-PGJ e 25/2021-PGJ, ambas de 1º de julho de 2021, disciplinando os temas na instituição, reiterados ainda por meio da cartilha “Código de Ética e de Conduta”, com cópias impressas distribuídas aos integrantes do MPMS no “Dia do Servidor Público”. 

Visando à adoção de um sistema de telemetria integrado que possa realizar a medição remota do consumo de água e de energia elétrica, verificando ainda os parâmetros de qualidade desta, foram realizadas demonstração de soluções comerciais para esse fim, sem qualquer custo ao erário público, por empresas contatas pela Comissão Interna de Conservação de Água e Energia (Cice) e que se mostraram interessadas no projeto, entre as quais: Byter, proprietária do sistema de monitoração “Raptor Air”, que apresentou sua proposta comercial para análise dos membros da comissão e instalou prova de conceito de monitoração no edifício do Grupo de Atuação Especial de Repressão ao Crime Organizado (Gaeco); Restart, que levantou a demanda do órgão e apresentou um demonstrativo da solução da Kron Medidores; Pro-info, representante local da Schneider Electric; e Idealnet. 

A medida é necessária para, por exemplo, evitar vazamentos de água, com seu subsequente impacto ambiental, que geram prejuízos financeiros e podem comprometer a infraestrutura dos edifícios do MPMS; a telemetria permite a identificação precoce de vazamentos, reduzindo drasticamente os seus impactos. Além disso, outros desperdícios de energia e água, decorrentes de equipamentos com defeito ou de maus hábitos de consumo, são identificados com a monitoração em tempo real. Também é possível monitorar alterações da qualidade da energia recebida com a telemetria – o que permite a identificação de distorções entre o consumo faturado e a fatura da concessionária, como foi observado no edifício-sede das Promotorias de Justiça de Três Lagoas. 

A comissão estudou as referências e elaborou os documentos necessários para a contratação (estudos preliminares, análises de propostas, termo de referência, entre outros), para atender a Lei de Licitações e Contratos Administrativos, e tem adotado as providências e tratativas iniciais com as empresas interessadas, para fins de contratação para estudo comparativo. 

Como parte das averiguações a cargo da Comissão Interna de Conservação de Energia e Água (Cice), observou-se que, após o término do expediente na Procuradoria-Geral de Justiça, devido à presença de um pequeno número de servidores, todas as luzes internas e externas dos corredores do prédio permaneciam ligadas. Em razão disso, a Cice propôs a adoção de um sistema temporizador (timer), com auxílio de sensores de presença, que possibilite a otimização e a economia da iluminação artificial nas áreas de circulação interna e externa dos prédios do MPMS. 

A pretensão é que a partir das 20h, 50% das luzes dos corredores intercaladas se apaguem e sejam acionadas apenas pelos sensores de movimento estrategicamente implantados. Para tanto, a comissão tem adotado as providências e tratativas, com a elaboração do projeto, setorização das áreas, levantamento dos custos de material e mão de obra para execução em 2022. Uma vez implantado o temporizador e o sensor de movimento, prevê-se efetiva economia no consumo de energia e a otimização da utilização de iluminação nas áreas de circulação. 

Após a visita preliminar de um encarregado terceirizado a determinados prédios-sedes das Promotorias de Justiça do interior do Estado, foram levantados serviços a serem executados a carga da equipe de terceirizados vinculada ao Departamento de Engenharia (Deng), serviços esses de manutenção predial, necessários para a conservação do local de trabalho, os quais deveriam ser selecionados para uma execução eficaz e eficiente. 

Assim, visando prover, com qualidade e eficiência, um ambiente de trabalho funcional, acessível e seguro, foi realizada a triagem das demandas diagnosticadas, com abertura dos respectivos chamados no sistema @Serviços, de modo a controlar a quantidade de serviços da comarca específica, o tempo estimado do atendimento e os materiais necessários para a perfeita execução. O planejamento da viagem visa a um atendimento mais focado, evitando atendimentos de emergência e esporádicos, os quais acarretariam um custo mais elevado para a instituição. Adicionalmente, para a organização e gerenciamento dessas viagens de acompanhamento, foi empregada a metodologia OKR, implantada também em outras áreas da instituição para aprimorar o fluxo de trabalho. 

Almejou-se, dessa forma, a promoção de um feedback com o membro responsável pela supervisão do prédio, que ao final da temporada de atendimento faz o preenchimento de uma pesquisa de satisfação; as avaliações preenchidas em 2021 em sua maioria indicavam que os usuários estavam “satisfeitos” ou “muito satisfeitos” com os serviços prestados pela equipe de terceirizados diretamente vinculada ao Deng. 

Em razão das inovações trazidas pela Resolução n° 225, de 24.3.2021, do CNMP, especialmente quanto aos prazos de guarda e destinação, bem como tendo em vista a necessidade de atribuir validade jurídica a documentos digitalizados e a ausência de espaço físico para o arquivamento de todos os documentos produzidos no MPMS antes da plena implementação do processo eletrônico, mostrou-se necessário atualizar as normas internas que tratam da gestão documental na instituição, traçando diretrizes para a digitalização dos documentos físicos e daqueles originalmente digitais, com fulcro no Decreto Federal n° 10.278/2020. De igual forma, foi necessário adequar disposições sobre classificação, prazos de guarda e destinação de documentos (guarda permanente ou eliminação), observando a técnica e os requisitos estabelecidos nas normas publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP). 

Iniciaram-se as providências para a alteração da Resolução n° 25/2018-PGJ, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos do MPMS, formando acervo bibliográfico para fundamentá-la. Para tanto, consultaram-se atos normativos e manuais de gestão documental de outros Ministérios Públicos e órgãos do Poder Judiciário, destacando-se a Resolução n° 428/2006-PGJ/CGMP, de 20/2/2006, do MPSP; a Resolução n° 253, de 21/7/2021, do TJMS; e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário – Ano 2021, emitido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Foram consultados também o Decreto Federal n° 10.278, de 18/3/2020, o qual estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, e a Portaria n° 47, de 14/2/2020, e o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal. 

Ao término de 2021, esboçou-se a minuta de alteração da resolução vigente, para padronizar suas disposições, em consonância com a nova resolução do CNMP sobre o tema, e melhor orientar os servidores e membros do MPMS acerca dos requisitos de digitalização, dos prazos fixados para preservação de documentos e processos na unidade produtora e no arquivo intermediário, e da destinação final (eliminação ou manutenção em arquivo permanente). 

Devido ao grande volume de processos administrativos e documentos que ainda circulavam em meio físico, a Administração Superior recomendou que essa tramitação passasse a ser inteiramente em meio eletrônico, para alcançar maior celeridade e economia processual, bem como propiciar o desenvolvimento sustentável da instituição, além da segurança do controle de movimentações de cada documento. Assim, seguindo-se aos ajustes estruturais e tecnológicos para a plena implementação do uso do Sistema de Automação da Justiça do Ministério Público (SAJMP) na área-meio, foi idealizada pela Secretaria-Geral a expedição de ordem de serviços para regulamentar o uso do SAJMP pelos órgãos auxiliares, uma vez que só havia resolução destinada à área-fim. 

O estabelecimento de diretrizes internas voltadas aos servidores que atuam nos setores administrativos da Procuradoria-Geral de Justiça norteou os órgãos auxiliares do MPMS quanto ao uso da ferramenta SAJMP, direcionando quais documentos e processos administrativos passariam a tramitar no referido sistema. 

Relatório Anual de Atividades

Apresentação das atividades efetivadas no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2021 pelo Ministério Público do Estado de Mato Grosso do Sul, MPMS, com abordagem sobre as ações executadas por membros, servidores e demais auxiliares atuantes na Instituição, motivados pelo aperfeiçoamento da atuação ministerial.

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