Visando reduzir as incongruências (cadastros e vinculações) das distribuições de processos judiciais constatadas por meio dos relatórios mensais de distribuição e produtividade emitidos pelo SAJMP, bem como diminuir o tempo de análise, triagem e distribuição de processos judiciais, garantindo maior agilidade e eficiência nos atendimentos da Secretaria de Distribuição e Acompanhamento Processual (Sedap) prestados aos membros do MPMS, foram efetuados treinamentos focados nas principais dificuldades da equipe, com a elaboração de planilhas de apoio, reuniões de planejamento e alinhamento, e conferências nos sistemas informatizados.
Em conjunto à Secretaria de Tecnologia e Informação (STI), foi criado o “Relatório de Monitoramento de Distribuição por Especialidade”, que identifica e comunica imediatamente, via e-mail, as contradições existentes nos cadastros, para os devidos ajustes. Destaca-se, ainda, a implantação de novos mecanismos de controle de operações criminosas, via planilhas do Microsoft Excel, com os registros 100% centralizadas em um único arquivo, de forma padronizada, para as buscas de processos vinculados. A capacitação da equipe, por meio de treinamentos semanais, abordou a triagem e regra de distribuição de processos judiciais separados por áreas de atuação, formas de organização e registros únicos.
As ações desenvolvidas pela Sedap aprimoraram o desempenho da equipe para reduzir drasticamente as incongruências nos cadastros e vinculações das distribuições, com uma diminuição de 20% no tempo de envio dos processos, tendo como resultado 99,98% de assertividade, elevando a secretaria a um novo patamar de excelência, colaborando com a maior agilidade na realização da atividade-fim ministerial.
