É dever da Administração Pública acompanhar a execução dos serviços de forma a tomar medidas no sentido de proteger o interesse público, gerenciar e analisar minuciosamente todas as etapas do cumprimento do processo, assegurando o cumprimento das exigências da Lei nº 8.666/93. Assim, de forma a superar dificuldades nas ações a serem desenvolvidas pelos fiscais, diante da alta demanda de processos a serem analisados, o Departamento de Serviços Gerais propôs uma meta de tentar analisar minuciosamente 80% dos contratos em que a equipe atua na gestão ou na fiscalização administrativa, agindo de forma proativa e preventiva no tocante às regras previstas no instrumento contratual, com o uso da metodologia OKR.
Foi elaborada uma planilha de controle, contendo as principais informações de cada processo, além de colunas editáveis, alimentadas com observações e providências necessárias para cada fiscal, que permitiu ainda identificar as principais áreas demandantes. Foi feita a divisão entre os fiscais envolvidos, cada um se responsabilizando por dar prioridade à análise imediata de seus processos, quando do recebimento do setor demandante, antes de qualquer outra movimentação, com os demais fiscais envolvidos disponibilizando-se para auxílio ao colega quando necessário.
Após análise, se identificada a necessidade de qualquer orientação à área demandante ou de requisição de atualização de documentações relativas ao instrumento contratual, foram expedidas comunicações aos fiscais técnicos e gestores, buscando prevenir prejuízos na execução e entrega do objeto. Do quantitativo total de 160 contratos sob a responsabilidade do departamento, 96,3% de contratos analisados.
