Devido à existência de grande quantidade de cópias físicas de intimações oriundas dos Tribunais Superiores (STF, STJ e TRF3 – 1º e 2º graus) e protocolos de entrega, de anos anteriores, que, além de ocupar espaços em armários, dificultavam sua busca, demandando maior tempo de localização, consulta e encaminhamento dos documentos, bem como em razão da morosidade na elaboração do relatório mensal de intimações, buscou-se, em alinhamento à modernização administrativa contínua do MPMS, o aprimoramento dos meios de análise, triagem, distribuição e consulta dessas documentações, com digitalização dos documentos físicos e guarda em arquivo digital, assim como o desenvolvimento de novas técnicas informatizadas para a confecção dos relatórios em planilhas do Microsoft Excel.
Durante o terceiro trimestre do ano de 2021, a Sedap efetuou a digitalização de 32 caixas de intimações físicas dos Tribunais Superiores de anos anteriores, arquivadas no âmbito da secretaria, organizando os documentos em formato digital na rede local, de modo a facilitar as consultas e reduzir o tempo de pesquisas quando solicitado por membros e servidores do MPMS. Além disso, com a reunião de todas intimações dos Tribunais Superiores do ano de 2021 em uma tabela única, por meio dos aplicativos Excel e Dashboard, possibilitou-se a sistematização de controle e busca de relatórios, bem como a redução de seu tempo de produção, acelerando-se, assim, seu encaminhamento aos membros do MPMS.
Desde o terceiro trimestre de 2021, a secretaria garantiu a diminuição em 70% do tempo de confecção do relatório mensal e produziu uma tabela única, reunindo todas as intimações do ano em um único registro, agilizando as consultas e modernizando a forma de apresentação de relatórios.
