Em razão das inovações trazidas pela Resolução n° 225, de 24.3.2021, do CNMP, especialmente quanto aos prazos de guarda e destinação, bem como tendo em vista a necessidade de atribuir validade jurídica a documentos digitalizados e a ausência de espaço físico para o arquivamento de todos os documentos produzidos no MPMS antes da plena implementação do processo eletrônico, mostrou-se necessário atualizar as normas internas que tratam da gestão documental na instituição, traçando diretrizes para a digitalização dos documentos físicos e daqueles originalmente digitais, com fulcro no Decreto Federal n° 10.278/2020. De igual forma, foi necessário adequar disposições sobre classificação, prazos de guarda e destinação de documentos (guarda permanente ou eliminação), observando a técnica e os requisitos estabelecidos nas normas publicadas pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) e pelo Conselho Nacional do Ministério Público (CNMP).
Iniciaram-se as providências para a alteração da Resolução n° 25/2018-PGJ, que dispõe sobre o Plano de Classificação de Documentos do MPMS, formando acervo bibliográfico para fundamentá-la. Para tanto, consultaram-se atos normativos e manuais de gestão documental de outros Ministérios Públicos e órgãos do Poder Judiciário, destacando-se a Resolução n° 428/2006-PGJ/CGMP, de 20/2/2006, do MPSP; a Resolução n° 253, de 21/7/2021, do TJMS; e o Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário – Ano 2021, emitido pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Foram consultados também o Decreto Federal n° 10.278, de 18/3/2020, o qual estabelece a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais, e a Portaria n° 47, de 14/2/2020, e o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos relativos às atividades-meio do Poder Executivo Federal.
Ao término de 2021, esboçou-se a minuta de alteração da resolução vigente, para padronizar suas disposições, em consonância com a nova resolução do CNMP sobre o tema, e melhor orientar os servidores e membros do MPMS acerca dos requisitos de digitalização, dos prazos fixados para preservação de documentos e processos na unidade produtora e no arquivo intermediário, e da destinação final (eliminação ou manutenção em arquivo permanente).
