O Daex enfrentou em 2021 um problema comum a anos anteriores: o elevado tempo médio de finalização das solicitações de apoio técnico (SATs) e entrega das demandas aos solicitantes. Assim, de forma a viabilizar um ambiente produtivo alcançar o escopo de minimizar o tempo de atendimento das SATs, em alinhamento ao Plano de Gestão 2020/2022 e ao Planejamento Geral de Atuação de 2021 (PGA-2021), toda a equipe trabalhou numa solução participativa, tendo com parâmetro iniciativas de Gestão Ágil, o que propiciou um ambiente de autonomia, liberdade, confiança, transparência, engajamento, inspeção, experimentação, crescimento e melhoria contínua, revigorando os valores do departamento e concedendo a devida relevância à participação dos indivíduos e suas interações para além da formulação dos processos.
A iniciativa partiu de um processo de transformação em que os servidores aperfeiçoaram suas capacidades para alcançar os objetivos com eficiência e melhorar os resultados. O Daex buscou a valorização das posições dos servidores e das interações entre eles a fim de gerar engajamento nas soluções e sensação de pertencimento aos resultados obtidos. Concedendo transparência à equipe quanto aos indicadores de desempenho, viabilizou-se consciência coletiva das dificuldades e o alcance de soluções ágeis. Por via de reuniões semanais com cada setor, foi possível focar nas adaptações necessárias, desafiando os servidores a apresentar sua melhor versão em termos de eficiência. O acompanhamento diário das SATs em andamento permitiu agilizar a demanda, sobretudo quanto às SATs mais antigas. Aprimorou-se a gestão dos processos internos, inclusive com significativa evolução do Portal Expert, para aprimoramento e aplicação de celeridade ao suporte prestado aos demandantes do Daex.
A partir das iniciativas projetadas: obteve-se um ambiente de trabalho cooperativo, a melhoria da comunicação interna, da interação e engajamento dos servidores; estabeleceu-se um canal de comunicação com as Promotorias de Justiça para que as dificuldades e dúvidas sejam sanadas a fim de contribuir com a celeridade e a qualidade dos relatórios técnicos produzidos. Assim como no ano anterior, o n. de SATs concluídas (565) foi superior ao de SATs enviadas ao setor (530). Houve a redução do tempo médio de finalização de SATs, que, no 1º trimestre, foi de 191 dias, e no 4º, de 138 dias.
